E-Rechnungen schnell und einfach erstellen und versenden
E-RECHNUNG 2025
Weise Software
Software zur Erstellung von E-Rechnungen / XRechnungen
Mit der E-Rechnung 2025 bieten wir Ihnen eine Lösung, die nicht nur alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt, sondern Ihr Unternehmen auch optimal dabei unterstützt, die ab dem 1. Januar 2025 geltenden Anforderungen umzusetzen. Da die Bundesregierung kein eigenes Tool bereitstellen wird, ist unsere Software (Kaufversion, kein Abo) die ideale Wahl. Sie ermöglicht Ihnen die unkomplizierte, rechtssichere und benutzerfreundliche Erstellung, den Versand und den Empfang von E-Rechnungen.
Das Standardformat für E-Rechnungen, das auf der europäischen Norm EN 16931 basiert, ist die XRechnung.
Der Funktionsumfang der Software umfasst neben Zu- und Abschlägen, besonderen Leistungen, Rundungen, Nebenkosten und Sonderpositionen auch das Mahnwesen, eine Adressdatenbank, Stundenzettel zur Zeiterfassung, die Angebotserstellung sowie eine Übersicht über Zahlungen und eine GoBD/Steuerberater-Schnittstelle. E-Rechnung 2025 erleichtert somit auch die Ablage und Archivierung von Rechnungen gemäß den Grundsätzen für die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie für den Datenzugriff.(GoBD).
Zusätzlich bietet die Software ein Business-Cockpit, das eine Übersicht über wichtige Rechnungs- und Angebotsdaten liefert. Weitere Funktionen umfassen eine Verwaltung für Textvorlagen von Verträgen und Anschreiben, einen Editor für die Angebots- und Rechnungsvorlagen, die automatische Vergabe von Rechnungsnummern sowie die Möglichkeit zum E-Mail-Versand. Auch Abschlags- und Sammelrechnungen sind integriert. Somit stellt E-Rechnung 2025 neben dem entscheidenden Export und Import von X-Rechnungsdaten alle wesentlichen Funktionen für die Abrechnung und Verwaltung von Zeit- und Pauschalpositionen zur Verfügung.
Mit E-Rechnung können Pauschalleistungen sowie zeitbasierte Abrechnungen gemäß den neuen Vorschriften in einem digitalen, strukturierten und maschinenlesbaren E-Rechnungsformat erstellt und revisionssicher archiviert werden. Darüber hinaus bietet das Programm die Möglichkeit, eigene Dokumente mit den erforderlichen XML-Daten anzureichern. Das X-Rechnungsformat erfüllt die Anforderungen der europäischen CEN-Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931 und damit die neuen gesetzlichen Bestimmungen. Zudem können empfangene E-Rechnungen und deren Inhalte angezeigt werden, darunter Formate wie ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X.
Was sind die Vorteile von E-Rechnungen?
E-Rechnungen bieten viele Vorteile: Sie ermöglichen eine direkte digitale Buchung, Prüfung und Freigabe in Buchhaltungssoftware. Dadurch werden Medienbrüche und Fehler vermieden, die Buchhaltungsprozesse optimiert und Kosten gesenkt. Dank der Automatisierung dieser Abläufe können auch Zahlungseingänge schneller bearbeitet werden.
Ihre Vorteile:
Kosten- und Zeitsparend
Transparent
Weniger Fehler
Umweltschonend
Zusätzliche Module für E-Rechnung 2025
Folgende Module sind zusätzlich erhältlich und können auf Wunsch auch einzeln bestellt werden:
Business-Cockpit
Übersicht Zahlungseingänge, Gegenüberstellung von Angebot und Rechnungsstellung, Mahnwesen
GoBD inkl. GoBD-Export-Schnittstelle
Das GoBD-Modul unterstützt Sie bei der Erfüllung der GoBD-Anforderungen.
KI-Assistent erleichtert den Büroalltag
Ein integrierter KI-Assistent verbessert den Büroalltag, indem er Auftragspositionen automatisch untergliedert und Aufwandsschätzungen erstellt. Er kann zudem Detailbeschreibungen generieren oder übersetzen sowie Anschreiben und Abschlusstexte für Angebote und Rechnungen entwerfen – wahlweise in einem geschäftlichen oder freundschaftlichen Ton.
Rechnungen blitzschnell versenden
Zusätzlich zur Erstellung einer E-Rechnung haben Sie die Möglichkeit, ein PDF-Dokument zu erstellen und dieses über den internen E-Mail-Verteiler zu versenden.
Rechnung per E-Mail versenden
Rechnung drucken und selbst versenden
Klassisch im PDF-Format
Zeitsparend
Lokal statt Cloud
E-Rechnung 2025 wird vollständig lokal auf Ihrem Computer installiert. Desktop-Software bietet mehrere Vorteile, u.a:
Offline-Zugriff
Volle Kontrolle über Daten
Integration mit lokalen Ressourcen (z. B. Drucker, Kameras usw.)
Kostengünstig
Hohe Datensicherheit
1
Rechnung erstellen und versenden
Erstellen Sie mit nur wenigen Klicks Ihre erste Rechnung und nutzen Sie professionelle Rechnungsvorlagen. Passen Sie Ihre Vorlage nach Ihren Wünschen an und verleihen Sie ihr eine persönliche Note.
2
Offene Rechnungen im Blick
Senden Sie bei Bedarf mit nur wenigen Klicks Zahlungserinnerungen an Ihre Kunden und sichern Sie sich so, dass Sie Ihr Geld stets pünktlich erhalten.
3
Zahlungseingänge überwachen
Nachdem Ihre Kunden die Rechnung beglichen haben, können Sie die Zahlung problemlos mit der entsprechenden Rechnung verknüpfen.
E-Rechnung 2025 – die unkomplizierte Erstellung und Versendung von E-Rechnungen, die einfach, rechtssicher und intuitiv ist. Diese Software umfasst Mahnwesen und bietet optionale Module wie Business-Cockpit und GoBD mit Steuerberaterexport. E-Rechnung 2025 unterstützt Unternehmen dabei, die gesetzlichen Anforderungen ab dem 1. Januar 2025 zu erfüllen.
Wichtiger Hinweis:
Die E-Rechnung wird ab dem 01.01.2025 Pflicht. Die Übergangsfristen sind nur bedingt hilfreich, da Sie die Zustimmung jedes einzelnen Auftraggebers benötigen, wenn Sie weiterhin PDF- oder Papierrechnungen nutzen möchten. Das bedeutet, dass nicht Sie, sondern die Auftraggeber die Entscheidung treffen. Auftraggeber, die ein entsprechendes System implementiert haben, werden keine PDF-Rechnungen mehr akzeptieren. Die Vorteile der E-Rechnung überwiegen: Tippfehler bei Bankverbindungen, Zahlendreher bei Beträgen oder Rechnungsnummern werden vermieden, und die Daten können idealerweise direkt in das Banking oder interne Systeme importiert werden.
Mit E-Rechnung 2025 können Sie problemlos zwischen Word, PDF und E-Rechnung wechseln – je nach den Anforderungen Ihrer Auftraggeber. Dies ermöglicht eine schrittweise Umstellung auf E-Rechnung und bietet Ihnen die nötige Flexibilität.
Merkmale und Funktionen:
Pauschalhonorar
Zu- und Abschläge
Nebenkosten
Sonderpositionen
Rundung
Skonto
Automatische Nummernvergabe
Mahnwesen
Zahlungsübersicht
Angebotsübersicht
Projektkontrollzentrum
Adressdatenbank
Projektverwaltung
Nutzerverwaltung
Interne Textverarbeitung
Datensicherung
Honorarübersicht
Druckvorschau
Vorlagenverwaltung
Stundenlohnzettel
Supportmodul
Automatische Updatesuche
Lesbare Formate für E-Rechnung
ZUGFeRD (2.3.0) und Factur-X (1.0.07)
in den Profilen BASIC, EN 16931,
Standard-Profil, COMFORT, XRECHNUNG
ZUGFeRD (2.2.0) und Factur-X (1.0.06)
in den Profilen BASIC, EN 16931,
Standard-Profil, COMFORT, XRECHNUNG
XRechnung (3.0.2)
XRechnung (2.3.1)
XRechnung (2.2.0)
XRechnung (2.1.1)
XRechnung (2.0.1)
XRechnung (2.0.0)
XRechnung (1.2.2
Zusatzmodule:
Business-Cockpit
GoBD inkl. GoBD-Export-Schnittstelle
Zusätzliche Module für E-Rechnung 2025
Folgende Module sind zusätzlich erhältlich und können auf Wunsch auch einzeln bestellt werden:
Business-Cockpit
Übersicht Zahlungseingänge, Gegenüberstellung von Angebot und Rechnungsstellung, Mahnwesen
GoBD inkl. GoBD-Export-Schnittstelle
Das GoBD-Modul unterstützt Sie bei der Erfüllung der GoBD-Anforderungen.
Welche Vorteile haben Sie durch die Softwarepflege?
Das Softwarepflegepaket gewährleistet Ihnen sowohl Aktualität als auch Rechtssicherheit und umfasst die folgenden Leistungen:
Regelmäßige Produktaktualisierungen
Eine kostenfreie zusätzliche Laptoplizenz
Kostenfreier Versionswechsel auf die Version 2026
Regelmäßiger Zugang zu Verbesserungen und neuen Funktionen
Anpassungen der Software an geänderte Gesetze und Normen
Laufende Informationen zu Änderungen und Verbesserungen
Wichtiger Hinweis: Der Erwerb eines Softwarepflegepakets berechtigt Sie, sämtliche oben genannten Leistungen für die Dauer von einem Jahr ab dem Bestelldatum in Anspruch zu nehmen. Sollten während dieser Laufzeit neue Programmversionen erscheinen, erhalten Sie diese ebenfalls kostenfrei. Mit dem Kauf eines Softwarepflegepakets gehen Sie keine Verpflichtung ein, weitere Lieferungen abzunehmen. Nach Ablauf eines Jahres liegt es ganz bei Ihnen, ob Sie das Softwarepflegepaket für ein weiteres Jahr verlängern möchten oder nicht.
Was ist neu in E-Rechnung 2025?
03/2025 Servicerelease (SP 2 vom 01.04.2025)
Für die Software „E-Rechnung 2025“ steht ab sofort ein neues Servicerelease zur Verfügung.
Die folgende PDF-Dateien enthalten detailliert alle Änderungen:
Nutzer der Softwarepflege erhalten diese Änderungen selbstverständlich kostenfrei. Die Softwarepflegepakete werden über das Updatetool zum Download zur Verfügung gestellt.
Neues Servicerelease SP 1 (07.02.2025)
Im Rahmen des neuen Servicereleases wurde das bereits seit Jahren etablierte XRechnungsformat um das ZUGFeRD-Format erweitert. Bei der Erstellung von Rechnungen haben Sie nun folgende Auswahlmöglichkeiten:
– eine normale Rechnung,
– eine E-Rechnung im XRechnungsformat oder
– eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format.
Die ZUGFeRD-Rechnungen werden auf Grundlage der Word- und Textvorlagen erstellt.
Video-Anleitung für E-Rechnung
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube. Mehr erfahren
Die Einzelplatzlizenz ermöglicht es dem Lizenznehmer, die Software auf einem einzelnen Gerät zu installieren. Falls der Lizenznehmer die Software zusätzlich auf einem Laptop oder Heim-PC nutzen möchte, kann er hierfür weitere Lizenzen zu vergünstigten Konditionen erwerben.
Netzwerklizenz (Floating License)
Ihre Vorteile:
Uneingeschränkte Anzahl an Projekten und Plänen
Zentrale Datenverwaltung
Verbesserte Projektübersicht und Transparenz
Optimaler Workflow im Netzwerk
Einheitliche Version auf allen Rechnern
Was ist eine Floating License?
Bei der Floating License ist nicht die Anzahl der Installationen auf verschiedenen Geräten entscheidend, sondern die Anzahl der Benutzer, die gleichzeitig mit der Software arbeiten. Sie können die Software auf beliebig vielen Geräten innerhalb des Unternehmens installieren. Die Anzahl der benötigten Lizenzen richtet sich nach der Anzahl der gleichzeitig aktiven Nutzer.
Beispiel:
Sie besitzen eine Serverlizenz der Software „PrintForm CS“ mit 5 Clientlizenzen. Ihr Unternehmen verfügt über 28 PCs in einem LAN. Sie können die Software auf allen 28 Rechnern installieren. Mit den 5 erworbenen Lizenzen können bis zu 5 Benutzer gleichzeitig, unabhängig vom genutzten PC, mit der Software arbeiten. Der sechste Benutzer, der das Programm starten möchte, erhält eine Meldung, dass bereits 5 Benutzer aktiv sind. Sobald ein Nutzer das Programm schließt, kann der sechste Nutzer direkt einsteigen.
E-Rechnung 2025 – die unkomplizierte Erstellung und Versendung von E-Rechnungen, die einfach, rechtssicher und intuitiv ist. Diese Software umfasst Mahnwesen und bietet optionale Module wie Business-Cockpit und GoBD mit Steuerberaterexport. E-Rechnung 2025 unterstützt Unternehmen dabei, die gesetzlichen Anforderungen ab dem 1. Januar 2025 zu erfüllen.
Wichtiger Hinweis:
Die E-Rechnung wird ab dem 01.01.2025 Pflicht. Die Übergangsfristen sind nur bedingt hilfreich, da Sie die Zustimmung jedes einzelnen Auftraggebers benötigen, wenn Sie weiterhin PDF- oder Papierrechnungen nutzen möchten. Das bedeutet, dass nicht Sie, sondern die Auftraggeber die Entscheidung treffen. Auftraggeber, die ein entsprechendes System implementiert haben, werden keine PDF-Rechnungen mehr akzeptieren. Die Vorteile der E-Rechnung überwiegen: Tippfehler bei Bankverbindungen, Zahlendreher bei Beträgen oder Rechnungsnummern werden vermieden, und die Daten können idealerweise direkt in das Banking oder interne Systeme importiert werden.
Mit E-Rechnung 2025 können Sie problemlos zwischen Word, PDF und E-Rechnung wechseln – je nach den Anforderungen Ihrer Auftraggeber. Dies ermöglicht eine schrittweise Umstellung auf E-Rechnung und bietet Ihnen die nötige Flexibilität.
Merkmale und Funktionen:
Pauschalhonorar
Zu- und Abschläge
Nebenkosten
Sonderpositionen
Rundung
Skonto
Automatische Nummernvergabe
Mahnwesen
Zahlungsübersicht
Angebotsübersicht
Projektkontrollzentrum
Adressdatenbank
Projektverwaltung
Nutzerverwaltung
Interne Textverarbeitung
Datensicherung
Honorarübersicht
Druckvorschau
Vorlagenverwaltung
Stundenlohnzettel
Supportmodul
Automatische Updatesuche
Lesbare Formate für E-Rechnung
ZUGFeRD (2.3.0) und Factur-X (1.0.07)
in den Profilen BASIC, EN 16931,
Standard-Profil, COMFORT, XRECHNUNG
ZUGFeRD (2.2.0) und Factur-X (1.0.06)
in den Profilen BASIC, EN 16931,
Standard-Profil, COMFORT, XRECHNUNG
Welche Vorteile haben Sie durch die Softwarepflege?
Das Softwarepflegepaket gewährleistet Ihnen sowohl Aktualität als auch Rechtssicherheit und umfasst die folgenden Leistungen:
Regelmäßige Produktaktualisierungen
Eine kostenfreie zusätzliche Laptoplizenz
Kostenfreier Versionswechsel auf die Version 2026
Regelmäßiger Zugang zu Verbesserungen und neuen Funktionen
Anpassungen der Software an geänderte Gesetze und Normen
Laufende Informationen zu Änderungen und Verbesserungen
Wichtiger Hinweis: Der Erwerb eines Softwarepflegepakets berechtigt Sie, sämtliche oben genannten Leistungen für die Dauer von einem Jahr ab dem Bestelldatum in Anspruch zu nehmen. Sollten während dieser Laufzeit neue Programmversionen erscheinen, erhalten Sie diese ebenfalls kostenfrei. Mit dem Kauf eines Softwarepflegepakets gehen Sie keine Verpflichtung ein, weitere Lieferungen abzunehmen. Nach Ablauf eines Jahres liegt es ganz bei Ihnen, ob Sie das Softwarepflegepaket für ein weiteres Jahr verlängern möchten oder nicht.
Nutzer der Softwarepflege erhalten diese Änderungen selbstverständlich kostenfrei. Die Softwarepflegepakete werden über das Updatetool zum Download zur Verfügung gestellt.
Neues Servicerelease SP 1 (07.02.2025)
Im Rahmen des neuen Servicereleases wurde das bereits seit Jahren etablierte XRechnungsformat um das ZUGFeRD-Format erweitert. Bei der Erstellung von Rechnungen haben Sie nun folgende Auswahlmöglichkeiten:
– eine normale Rechnung,
– eine E-Rechnung im XRechnungsformat oder
– eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format.
Die ZUGFeRD-Rechnungen werden auf Grundlage der Word- und Textvorlagen erstellt.
Die Einzelplatzlizenz ermöglicht es dem Lizenznehmer, die Software auf einem einzelnen Gerät zu installieren. Falls der Lizenznehmer die Software zusätzlich auf einem Laptop oder Heim-PC nutzen möchte, kann er hierfür weitere Lizenzen zu vergünstigten Konditionen erwerben.
Netzwerklizenz (Floating License)
Ihre Vorteile:
Uneingeschränkte Anzahl an Projekten und Plänen
Zentrale Datenverwaltung
Verbesserte Projektübersicht und Transparenz
Optimaler Workflow im Netzwerk
Einheitliche Version auf allen Rechnern
Was ist eine Floating License?
Bei der Floating License ist nicht die Anzahl der Installationen auf verschiedenen Geräten entscheidend, sondern die Anzahl der Benutzer, die gleichzeitig mit der Software arbeiten. Sie können die Software auf beliebig vielen Geräten innerhalb des Unternehmens installieren. Die Anzahl der benötigten Lizenzen richtet sich nach der Anzahl der gleichzeitig aktiven Nutzer.
Beispiel:
Sie besitzen eine Serverlizenz der Software „PrintForm CS“ mit 5 Clientlizenzen. Ihr Unternehmen verfügt über 28 PCs in einem LAN. Sie können die Software auf allen 28 Rechnern installieren. Mit den 5 erworbenen Lizenzen können bis zu 5 Benutzer gleichzeitig, unabhängig vom genutzten PC, mit der Software arbeiten. Der sechste Benutzer, der das Programm starten möchte, erhält eine Meldung, dass bereits 5 Benutzer aktiv sind. Sobald ein Nutzer das Programm schließt, kann der sechste Nutzer direkt einsteigen.
Bildschirmaufnahme aus E-Rechnung
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* Übersicht Zahlungseingänge
* Projektbezogene Gegenüberstellung von Angebot und Rechnungsstellung
* Ausweis von Auftragsreserven
* Grafische Auswertung der Projektstruktur (größte Rechnungsvolumen, größte Auftragsreserven, höchste Fälligkeiten)
* Grafische Visualisierung der Zahlungseingangszeitpunkte
* Tabellarische Auflistung der Zahlungseingänge
* Import von Kontoauszügen (CSV) zur schnellen Erfassung von Zahlungseingängen
* Export nach Excel und Druckmöglichkeiten
* Mahnwesen
* Erweiterung um zusätzliche europäische Umsatzsteuer-Sätze
GoBD inkl. GoBD-Export-Schnittstelle
Das GoBD-Modul bietet Ihnen Unterstützung, um die Anforderungen der GoBD zu erfüllen.
Was bedeutet GoBD? Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ legen die formalen Standards für die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten fest. Darüber hinaus umfassen die GoBD auch Regelungen zum elektronischen Datenzugriff durch die Finanzbehörden im Rahmen von Außenprüfungen.
E-Rechnung 2025 – die unkomplizierte Erstellung und Versendung von E-Rechnungen, die einfach, rechtssicher und intuitiv ist. Diese Software umfasst Mahnwesen und bietet optionale Module wie Business-Cockpit und GoBD mit Steuerberaterexport. E-Rechnung 2025 unterstützt Unternehmen dabei, die gesetzlichen Anforderungen ab dem 1. Januar 2025 zu erfüllen.
Wichtiger Hinweis:
Die E-Rechnung wird ab dem 01.01.2025 Pflicht. Die Übergangsfristen sind nur bedingt hilfreich, da Sie die Zustimmung jedes einzelnen Auftraggebers benötigen, wenn Sie weiterhin PDF- oder Papierrechnungen nutzen möchten. Das bedeutet, dass nicht Sie, sondern die Auftraggeber die Entscheidung treffen. Auftraggeber, die ein entsprechendes System implementiert haben, werden keine PDF-Rechnungen mehr akzeptieren. Die Vorteile der E-Rechnung überwiegen: Tippfehler bei Bankverbindungen, Zahlendreher bei Beträgen oder Rechnungsnummern werden vermieden, und die Daten können idealerweise direkt in das Banking oder interne Systeme importiert werden.
Mit E-Rechnung 2025 können Sie problemlos zwischen Word, PDF und E-Rechnung wechseln – je nach den Anforderungen Ihrer Auftraggeber. Dies ermöglicht eine schrittweise Umstellung auf E-Rechnung und bietet Ihnen die nötige Flexibilität.
Merkmale und Funktionen:
*Pauschalhonorar
*Zu- und Abschläge
*Nebenkosten
*Sonderpositionen
*Rundung
*Skonto
*Automatische Nummernvergabe
*Mahnwesen
*Zahlungsübersicht
*Angebotsübersicht
*Projektkontrollzentrum
*Adressdatenbank
*Projektverwaltung
*Nutzerverwaltung
*Interne Textverarbeitung
*Datensicherung
*Honorarübersicht
*Druckvorschau
*Vorlagenverwaltung
*Stundenlohnzettel
*Supportmodul
*Automatische Updatesuche
Zusatzmodule:
*Business-Cockpit
*GoBD inkl. GoBD-Export-Schnittstelle
Rechtliche Ausgangslage einer E-Rechnung
Ab dem 01. Januar 2025 sind im B2B-Bereich ausschließlich strukturierte digitale Rechnungen zulässig; PDF-Rechnungen, die per E-Mail versendet werden, sind dann nicht mehr akzeptiert. Elektronische Rechnungen müssen in einem strukturierten digitalen Format, wie dem X-Rechnungsformat, ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, um eine maschinelle Verarbeitung zu ermöglichen.
Per E-Mail versandte PDF-Rechnungen werden künftig nicht mehr als elektronische Rechnungen anerkannt und sind für Leistungen, die ab 2025 erbracht werden, mit Übergangsregelungen bis 2027 unzulässig.
Unterschiede zwischen Papier-, PDF- und E-Rechnung
Seit 2011 sind elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) umsatzsteuerlich den Papierrechnungen gleichgestellt. Die Einführung der E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung war ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung. Seit Ende 2019 sind öffentliche Auftraggeber verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Ab dem 27. November 2020 gilt diese Verpflichtung auch für alle Rechnungssteller, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes übermitteln.
Dennoch bestehen in der Praxis Unsicherheiten, insbesondere da der Begriff „E-Rechnung“ nicht immer klar definiert ist. Im allgemeinen Sprachgebrauch wird häufig sowohl eine bildliche Darstellung, wie etwa ein PDF, als auch ein strukturiertes Datenformat als E-Rechnung bezeichnet. Laut EU-Richtlinie 2014/55/EU gilt jedoch nur das strukturierte Format als echte E-Rechnung. Im Folgenden werden die Unterschiede zwischen den verschiedenen Rechnungsformaten näher erläutert.
Papierrechnung
Die traditionelle Papierrechnung ist eine bildliche Darstellung der Rechnung und ermöglicht keine automatische elektronische Verarbeitung. Selbst wenn die Informationen durch Scannen oder Fotografieren digitalisiert werden, bleiben sie unstrukturiert und müssen manuell oder mit zusätzlichen Systemen in Buchhaltungssysteme übertragen werden. Daher erfüllt eine Papierrechnung nicht die Kriterien für eine elektronische Rechnung gemäß der EU-Richtlinie.
PDF-Rechnung
Obwohl eine PDF-Rechnung elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen wird, bleibt sie eine bildliche Darstellung, die keine automatisierte Verarbeitung zulässt. Das PDF-Format bietet lediglich eine visuelle Wiedergabe der Rechnungsinhalte, ähnlich einer Papierrechnung. Um die Daten elektronisch weiterzuverarbeiten, sind manuelle Eingaben oder der Einsatz von Texterkennungssystemen (z. B. OCR) erforderlich. Andere Formate wie „.tif“, „.jpeg“ oder „.docx“ stellen ebenfalls nur bildhafte Repräsentationen der Rechnung dar und erfüllen nicht die Anforderungen an eine elektronische Rechnung gemäß der EU-Richtlinie.
E-Rechnung
Der entscheidende Unterschied zwischen gescannten Papier- oder PDF-Rechnungen und einer E-Rechnung liegt in der strukturierten Form der E-Rechnung gemäß EU-Norm. Dieses Format ermöglicht die automatische und medienbruchfreie Verarbeitung der Rechnungsdaten. Im Gegensatz zu Papier- oder PDF-Rechnungen ist die E-Rechnung ein semantisches Datenformat, das die direkte und fehlerfreie Übertragung der Rechnungsdaten in verarbeitende Systeme ermöglicht. Sie basiert auf einem XML-Format und ist primär für die maschinelle Verarbeitung ausgelegt, kann jedoch bei Bedarf mithilfe spezieller Programme auch in eine menschenlesbare Form umgewandelt werden.
Was sind die Vorteile einer Desktop-Software?
Desktop-Software bietet eine Vielzahl von Vorteilen, darunter:
Leistung und Geschwindigkeit
Da Desktop-Anwendungen direkt auf dem lokalen Rechner ausgeführt werden, profitieren sie von der vollen Rechenleistung des Computers. Ohne die Abhängigkeit von einer Internetverbindung ermöglichen sie in der Regel eine deutlich schnellere Performance.
Offline-Verfügbarkeit
Ein entscheidender Vorteil von Desktop-Software ist der uneingeschränkte Zugriff auch ohne Internetverbindung. Das ist besonders wertvoll in Umgebungen mit schwacher oder fehlender Internetanbindung sowie in Situationen, in denen Online-Zugriff nicht gewünscht oder erlaubt ist.
Volle Kontrolle über Daten
Da die Daten lokal auf dem Gerät des Nutzers gespeichert werden, behält dieser die volle Kontrolle über seine Informationen. Dies reduziert Datenschutz- und Sicherheitsbedenken und erlaubt individuelle Sicherheitsvorkehrungen.
Nahtlose Integration mit lokalen Ressourcen
Desktop-Software kann problemlos mit der vorhandenen Hardware wie Druckern, Kameras oder USB-Geräten verbunden werden, was die Flexibilität und Funktionalität der Anwendung erheblich steigert.
Optimierte Benutzererfahrung
Da Desktop-Anwendungen speziell für das jeweilige Betriebssystem entwickelt werden, bieten sie eine verbesserte Benutzerfreundlichkeit und sorgen für eine intuitive Bedienung, die auf die spezifischen Anforderungen des Systems zugeschnitten ist.
Kosteneffizienz für den Nutzer
Für Endanwender stellen Desktop-Anwendungen oft eine kostengünstigere Alternative dar. Sie sind häufig als Einmalzahlung oder über einfache Lizenzmodelle verfügbar, ohne die wiederkehrenden Abonnementkosten, die bei vielen webbasierten Anwendungen anfallen.
Hohe Datensicherheit
Durch die lokale Speicherung der Daten sind diese weniger anfällig für externe Angriffe oder Datenpannen. Sofern angemessene Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden, bieten Desktop-Anwendungen ein höheres Maß an Schutz vor Bedrohungen von außen.
Dank dieser Vorteile bleibt Desktop-Software für viele Nutzer und Anwendungsbereiche eine attraktive Wahl, insbesondere in Hinblick auf Leistung, Datenhoheit und Offline-Nutzung.
